মাইক্রোসফ্ট অফিসের সাথে কীভাবে পাসওয়ার্ডগুলি ডকুমেন্টস এবং পিডিএফগুলি সুরক্ষা দেয়

মাইক্রোসফ্ট অফিস আপনাকে আপনার অফিসের ডকুমেন্টস এবং পিডিএফ ফাইলগুলি এনক্রিপ্ট করতে দেয়, পাসওয়ার্ড না থাকলে কারও ফাইল দেখার অনুমতি দেয় না। অফিসের আধুনিক সংস্করণগুলি সুরক্ষিত এনক্রিপশন ব্যবহার করে যা আপনি দৃ strong় পাসওয়ার্ড সেট করে ধরে নিয়েছেন on

নীচের নির্দেশাবলী মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড, পাওয়ারপয়েন্ট, এক্সেল এবং অ্যাক্সেস 2016 এর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, তবে অফিসের অন্যান্য সাম্প্রতিক সংস্করণগুলিতে প্রক্রিয়াটি একই রকম হওয়া উচিত।

মাইক্রোসফ্ট অফিসের পাসওয়ার্ড সুরক্ষা কতটা নিরাপদ?

মাইক্রোসফ্ট অফিসের পাসওয়ার্ড-সুরক্ষা বৈশিষ্ট্যগুলি অতীতে একটি খারাপ রেপ পেয়েছে। অফিস 95 থেকে অফিস 2003 পর্যন্ত এনক্রিপশন স্কিমটি খুব দুর্বল ছিল। আপনার যদি অফিস 2003 বা তার আগের সংস্করণে কোনও নথির পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত থাকে, তবে পাসওয়ার্ডটি সহজেই এবং দ্রুত বহুলভাবে উপলব্ধ পাসওয়ার্ড ক্র্যাকিং সফ্টওয়্যার দিয়ে বাইপাস করা যায়।

অফিস 2007 এর সাথে মাইক্রোসফ্ট সুরক্ষা সম্পর্কে আরও গুরুতর হয়ে উঠেছে। অফিস 2007 একটি 128-বিট কী দিয়ে অ্যাডভান্সড এনক্রিপশন স্ট্যান্ডার্ড (AES) এ স্যুইচ করেছে। এটি ব্যাপকভাবে সুরক্ষিত হিসাবে বিবেচিত হয় এবং এর অর্থ হ'ল অফিস আপনি এখন পাসওয়ার্ড সেট করার সময় আপনার দস্তাবেজগুলি সুরক্ষিত করতে সত্যিকারের, শক্তিশালী এনক্রিপশন ব্যবহার করে। আমরা পিডিএফ এনক্রিপশন বৈশিষ্ট্যটি পরীক্ষা করে দেখেছি যে এটি অফিস ২০১ 2016-তেও 128-বিট AES এনক্রিপশন ব্যবহার করে।

সম্পর্কিত:এনক্রিপশন কী, এবং লোকেরা কেন এ থেকে ভয় পাচ্ছে?

আপনার জন্য দুটি বড় বিষয় লক্ষ্য করা দরকার। প্রথমত, কেবলমাত্র পাসওয়ার্ডগুলি যা ডকুমেন্টটিকে পুরোপুরি এনক্রিপ্ট করে তা সুরক্ষিত। তত্ত্ব অনুসারে অফিস আপনাকে একটি ফাইলের "সম্পাদনা সীমাবদ্ধ" করতে একটি পাসওয়ার্ড সেট করার অনুমতি দেয়, যাতে লোকেদের একটি ফাইল দেখার অনুমতি দেয় তবে এটি পাসওয়ার্ড ছাড়াই সম্পাদনা করে না। এই ধরণের পাসওয়ার্ডটি সহজেই ফাটল এবং মুছে ফেলা যায়, যাতে লোকেরা ফাইল সম্পাদনা করতে পারে।

এছাড়াও, অফিসের এনক্রিপশনটি কেবলমাত্র ভাল কাজ করে যদি আপনি .docx এর মতো আধুনিক ডকুমেন্ট ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করে থাকেন। যদি আপনি .doc older এর মতো পুরানো নথি ফর্ম্যাটগুলিতে সংরক্ষণ করেন যা Office 2003 এবং এর আগের সংস্কৃতির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ – অফিস এনক্রিপশনের পুরানো, না-সুরক্ষিত সংস্করণ ব্যবহার করবে।

তবে, যতক্ষণ না আপনি আপনার ফাইলগুলিকে আধুনিক অফিস ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করছেন এবং "সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করুন" বিকল্পের পরিবর্তে "পাসওয়ার্ড সহ এনক্রিপ্ট করুন" বিকল্পটি ব্যবহার করছেন, আপনার নথিগুলি নিরাপদ থাকা উচিত be

কোনও পাসওয়ার্ড কীভাবে কোনও অফিস ডকুমেন্টকে সুরক্ষিত রাখে

অফিস নথির পাসওয়ার্ডটি সুরক্ষিত রাখতে প্রথমে ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট বা অ্যাক্সেসে এটি খুলুন। স্ক্রিনের উপরের-বাম কোণে "ফাইল" মেনুতে ক্লিক করুন। তথ্য ফলকে, "ডকুমেন্টটি সুরক্ষা করুন" বোতামটি ক্লিক করুন এবং "পাসওয়ার্ড সহ এনক্রিপ্ট করুন" নির্বাচন করুন।

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে বোতামটির নাম কেবল "প্রোটেক্ট ডকুমেন্ট" করা হয়েছে, তবে এটি অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে একই জাতীয় কিছু নামকরণ করেছে। মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে "সুরক্ষিত ওয়ার্কবুক" এবং মাইক্রোসফ্ট পাওয়ারপয়েন্টে "প্রেজেন্টেশন প্রটেক্ট করুন" সন্ধান করুন। মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে, আপনি কেবল তথ্য ট্যাবে একটি "পাসওয়ার্ড সহ এনক্রিপ্ট" বোতামটি দেখতে পাবেন। পদক্ষেপগুলি অন্যথায় একই কাজ করবে।

দ্রষ্টব্য: আপনি যদি কেবল নথির সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করতে চান, আপনি এখানে "সীমাবদ্ধ সম্পাদনা" বেছে নিতে পারেন, তবে যেমনটি আমরা বলেছি, এটি খুব নিরাপদ নয় এবং সহজেই বাইপাস করা যায়। আপনি যদি পারেন তবে পুরো ডকুমেন্টটি এনক্রিপ্ট করা থেকে ভাল।

সম্পর্কিত:কীভাবে একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড তৈরি করবেন (এবং এটি মনে রাখবেন)

আপনি যে পাসওয়ার্ডটি দিয়ে দস্তাবেজটি এনক্রিপ্ট করতে চান তা প্রবেশ করুন। আপনি এখানে একটি ভাল পাসওয়ার্ড চয়ন করতে চাইবেন। যদি কেউ নথিতে অ্যাক্সেস পান তবে দুর্বল পাসওয়ার্ডগুলি সহজেই ক্র্যাকিং সফ্টওয়্যার দ্বারা অনুমান করা যায়।

সতর্কতা: আপনি যদি কখনও নিজের পাসওয়ার্ড ভুলে যান তবে আপনি নথিতে অ্যাক্সেস হারাবেন, তাই এটি নিরাপদ রাখুন! মাইক্রোসফ্ট আপনাকে নথির নাম এবং তার পাসওয়ার্ড লিখতে এবং এটি একটি নিরাপদ স্থানে রাখার পরামর্শ দেয়।

যখন কোনও দস্তাবেজ এনক্রিপ্ট করা হবে, আপনি তথ্য স্ক্রিনে "এই দস্তাবেজটি খোলার জন্য একটি পাসওয়ার্ড প্রয়োজন" বার্তাটি দেখতে পাবেন।

পরের বার আপনি দস্তাবেজটি খুলবেন, আপনি একটি "ফাইল খোলার জন্য পাসওয়ার্ড লিখুন" বাক্সটি দেখতে পাবেন। আপনি যদি সঠিক পাসওয়ার্ডটি প্রবেশ না করেন তবে আপনি দস্তাবেজটি মোটেই দেখতে পারবেন না।

কোনও দস্তাবেজ থেকে পাসওয়ার্ড সুরক্ষা অপসারণ করতে, "সুরক্ষা দস্তাবেজ" বোতামটি ক্লিক করুন এবং আবার "পাসওয়ার্ড সহ এনক্রিপ্ট করুন" নির্বাচন করুন। একটি ফাঁকা পাসওয়ার্ড লিখুন এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন। অফিস নথি থেকে পাসওয়ার্ড সরিয়ে ফেলবে।

কীভাবে একটি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত পিডিএফ ফাইল তৈরি করবেন

আপনি কোনও পিডিএফ ফাইলে অফিস নথি রফতানি করতে পারেন এবং পিডিএফ ফাইলটি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করতে পারেন। পিডিএফ ডকুমেন্টটি আপনার সরবরাহ করা পাসওয়ার্ড সহ এনক্রিপ্ট করা হবে। এটি কোনও কারণে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে কাজ করে তবে এক্সেল নয়।

এটি করতে, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে নথিটি খুলুন, "ফাইল" মেনু বোতামটি ক্লিক করুন, এবং "রফতানি" নির্বাচন করুন। পিডিএফ ফাইল হিসাবে ডকুমেন্টটি রফতানি করতে "পিডিএফ / এক্সপিএস তৈরি করুন" বোতামটি ক্লিক করুন।

প্রদর্শিত ডায়ালগ উইন্ডোটির নীচে "বিকল্পগুলি" বোতামটি ক্লিক করুন। বিকল্প উইন্ডোর নীচে, "একটি পাসওয়ার্ড সহ নথিটি এনক্রিপ্ট করুন" সক্ষম করুন এবং "ওকে" ক্লিক করুন OK

আপনি যে পাসওয়ার্ডটি পিডিএফ ফাইলটি এনক্রিপ্ট করতে চান তা প্রবেশ করুন এবং তারপরে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।

আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, পিডিএফ ফাইলের জন্য একটি নাম লিখুন এবং "প্রকাশ করুন" বোতামটি ক্লিক করুন। অফিস কোনও নথিটি পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত পিডিএফ ফাইলে রফতানি করবে।

সতর্কতা: আপনি যদি পাসওয়ার্ড ভুলে যান তবে আপনি পিডিএফ ফাইলটি দেখতে পারবেন না। এটিকে অবগত রাখার বিষয়ে নিশ্চিত হন বা আপনি নিজের পিডিএফ ফাইলে অ্যাক্সেস হারাবেন।

পিডিএফ ফাইলের পাসওয়ার্ডটি খুললে আপনাকে প্রবেশ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এজ – উইন্ডোজ 10 এর ডিফল্ট পিডিএফ ভিউয়ার - এ পিডিএফ ফাইলটি খোলেন – আপনাকে এটি দেখার আগে আপনাকে পাসওয়ার্ডটি প্রবেশ করতে বলা হবে। এটি অন্যান্য পিডিএফ পাঠকদের ক্ষেত্রেও কাজ করে।

এই বৈশিষ্ট্যটি বিশেষত সংবেদনশীল দস্তাবেজগুলি সুরক্ষিত করতে সহায়তা করতে পারে, বিশেষত যখন আপনি সেগুলি USB ড্রাইভে বা মাইক্রোসফ্ট ওয়ানড্রাইভের মতো কোনও অনলাইন স্টোরেজ পরিষেবাতে সঞ্চয় করেন।

উইন্ডোজ পিসিতে ডিভাইস এনক্রিপশন এবং বিটলকারের মতো ফুল-ডিস্ক এনক্রিপশন বা ম্যাকের ফাইলওয়াল্ট আপনার কম্পিউটারে সমস্ত নথি সুরক্ষার জন্য আরও সুরক্ষিত এবং বেদনাদায়ক is বিশেষত যদি আপনার কম্পিউটারটি চুরি হয়ে যায়।