পিডিএফ হিসাবে কীভাবে একটি এক্সেল শীট সংরক্ষণ করবেন

পিডিএফ হিসাবে এক্সেল স্প্রেডশিট সংরক্ষণ করা বিভ্রান্তিকর হতে পারে এবং সমাপ্ত ফাইলটি প্রায়শই আমরা কীভাবে এটি উপস্থাপন করতে চাই তার থেকে আলাদা দেখায়। পঠনযোগ্য পরিষ্কার পিডিএফ ফাইল হিসাবে কীভাবে একটি শীট সংরক্ষণ করবেন তা এখানে।

পিডিএফ হিসাবে এক্সেল ফাইল

আপনি যখন কোনও স্প্রেডশিটের পরিবর্তে কোনও এক্সেল ডকুমেন্টটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে চান তখন অনেক পরিস্থিতিতে রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি বৃহত্তর শীটের কেবলমাত্র একটি নির্দিষ্ট অংশ প্রেরণ করতে চান বা আপনি এটি সম্পাদনাযোগ্য হতে চান না। তবে এক্সেল ফাইলটিকে পিডিএফে রূপান্তর করা কিছুটা জটিল হতে পারে।

আমরা প্রায়শই সীমানা, পৃষ্ঠা এবং মার্জিন সহ নথি হিসাবে এক্সেল স্প্রেডশিটগুলি ভাবি না। তবে, যখন এই ফাইলগুলি পিডিএফ ডকুমেন্টগুলিতে রূপান্তরিত করার কথা আসে যা পড়া, মুদ্রণ করা বা অন্যকে বিতরণ করা যায়, এটি এমন একটি বিষয় যা আপনার সম্পর্কে সচেতন হওয়া উচিত। আপনার ফাইলটি অন্য পৃষ্ঠাগুলিতে বা সেল মাপের এলোমেলো স্ট্রে কলামগুলি পড়ার জন্য খুব ছোট, সেগুলি পাঠযোগ্য এবং বোধগম্য হওয়া উচিত।

আপনার স্প্রেডশিটটি কীভাবে উপস্থাপনযোগ্য এবং মুদ্রণযোগ্য পিডিএফ ডকুমেন্টে রূপান্তর করবেন তা এখানে ’s

পৃষ্ঠা সেট আপ করা হচ্ছে

আপনি যদি অফিস 2008 বা তার পরে ব্যবহার করছেন তবে পৃষ্ঠা বিন্যাস ট্যাবে নেভিগেট করুন। এখানে, আপনি পৃষ্ঠা সেটআপ বিভাগের অধীনে গোষ্ঠীযুক্ত বেশ কয়েকটি বিকল্প দেখতে পাবেন। প্রথম তিনটি এখানে:

  • মার্জিন:একটি নথির প্রান্ত এবং প্রথম কক্ষের মাঝখানে সাদা স্থানটি কত বড়
  • ওরিয়েন্টেশন:আপনি চান আপনার সমাপ্ত ফাইলটি ল্যান্ডস্কেপ বা প্রতিকৃতিতে হোক
  • আকার:আপনার সমাপ্ত দস্তাবেজের পৃষ্ঠার আকার

ওয়ার্ড ডকুমেন্টে এগুলি বেশিরভাগের মতোই কাজ করে, তাই আপনি কীভাবে আপনার সমাপ্ত পিডিএফ দেখতে চান তার উপর ভিত্তি করে এগুলি সেট করুন। নোট করুন যে সর্বাধিক এক্সেল স্প্রেডশিটগুলি প্রতিক্রিয়ার চেয়ে ল্যান্ডস্কেপ অভিযোজনে বেশি পঠনযোগ্য, যদি না আপনার খুব কম কলাম থাকে। প্রতিকৃতিতে সংরক্ষিত পত্রকগুলিতে চূড়ান্ত মুদ্রণের ক্ষেত্রের বাইরে থাকা কলামগুলির ঝোঁক থাকে যা আপনার দস্তাবেজটিকে নেভিগেট এবং পড়তে খুব কঠিন করে তুলতে পারে।

অতিরিক্তভাবে, আপনি আপনার চূড়ান্ত বিন্যাসে শিরোনাম এবং পাদচরণ যুক্ত করতে পারেন। পৃষ্ঠা সেটআপ বিভাগের নীচের অংশে ডানদিকে তীরটি ক্লিক করুন, তারপরে শিরোনাম / পাদচরণ ট্যাবে ক্লিক করুন। আপনি অফিসের উত্পন্ন বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করতে পারেন বা "কাস্টমাইজ করুন" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে নিজের একটি তৈরি করতে পারেন।

আপনার প্রিন্টআউটটির পটভূমি পরিবর্তন করার বিকল্পও রয়েছে। এটি করার জন্য, পৃষ্ঠা সেটআপের ব্যাকগ্রাউন্ড বোতামটি ক্লিক করুন। আপনি আপনার ল্যাপটপ বা ক্লাউড থেকে একটি চিত্র নির্বাচন করতে পারেন এবং এই চিত্রটি আপনার পুরো শীট জুড়ে টাইল হবে।

একটি মুদ্রণ অঞ্চল এবং ফিটিংয়ের সংজ্ঞা দেওয়া হচ্ছে

এরপরে, আপনাকে নির্ধারণ করতে হবে কোন অঞ্চলটি পিডিএফে রূপান্তরিত হতে চলেছে, পাশাপাশি প্রতিটি পৃষ্ঠায় কতগুলি সারি এবং কলাম থাকবে।

অঞ্চলটি সংজ্ঞায়িত করার প্রথম উপায়টি হ'ল আপনার নথিতে আপনি চাইলে সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করতে ক্লিক এবং টেনে নিয়ে যাওয়া। এর পরে, পৃষ্ঠা সেটআপ> মুদ্রণ অঞ্চল> মুদ্রণ অঞ্চল সেট করুন। এটি পুরো অঞ্চল জুড়ে একটি পাতলা ধূসর লাইন তৈরি করবে যা মুদ্রিত হবে। আপনি যখন নিজের পিডিএফ তৈরি করবেন তখন এই অঞ্চলের বাইরের সমস্ত কিছু অন্তর্ভুক্ত করা হবে না। আপনি নীচের বাম কোণে তীরটি ক্লিক করে এবং পত্রকগুলি> মুদ্রণ এরিয়াতে গিয়ে ম্যানুয়ালি সেলগুলি ইনপুট করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মতো, আপনি বিভিন্ন টেবিলগুলি বিভাগে পৃষ্ঠা বিরতি তৈরি করতে পারেন। এই পৃষ্ঠা বিরতি অনুভূমিক এবং উল্লম্ব উভয় হতে পারে। আপনি যেখানে একটি পৃষ্ঠা বিরতি রাখতে চান সেই ঘরে যান, ফিতাটির "পৃষ্ঠা লেআউট" ট্যাবটি ক্লিক করুন এবং পৃষ্ঠা সেটআপ> পৃষ্ঠা বিরতি> পৃষ্ঠা বিরতি সন্নিবেশ করুন নির্বাচন করুন। এটি আপনার বর্তমান কক্ষের ডানদিকে এবং বামে উপরে একটি ব্রেক তৈরি করবে।

আর একটি গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হ'ল স্কেল থেকে ফিট বিকল্পটি সংজ্ঞায়িত করা। পৃষ্ঠা সেটআপের ডানদিকে আপনি তিনটি বিকল্প দেখতে পাবেন: প্রস্থ, উচ্চতা এবং স্কেল। প্রস্থ এবং উচ্চতা বিকল্পগুলি আপনাকে আপনার টেবিলের সারি বা কলামগুলি কত পৃষ্ঠায় উপস্থিত হবে তা সেট করার অনুমতি দেয় For উদাহরণস্বরূপ, আপনার যদি অনেকগুলি সারি থাকে তবে মাত্র কয়েকটি কলাম থাকে, প্রস্থকে একটি পৃষ্ঠায় সেট করা আদর্শ। অন্যদিকে স্কেলটি আপনার পুরো মুদ্রণের ক্ষেত্রের সামগ্রিক আকার পরিবর্তন করবে।

পত্রক বিকল্পসমূহ

আপনার সর্বশেষ মেনুতে মনোযোগ দেওয়া উচিত শিট বিকল্পগুলি। এগুলি সেটিংস যা আপনার চূড়ান্ত মুদ্রিত শীটের উপস্থিতিকে প্রভাবিত করে। পূর্ণ শীট বিকল্পগুলি অ্যাক্সেস করতে শীট বিকল্প বিভাগগুলির নীচের বাম কোণে তীরটিতে ক্লিক করুন।

আপনি এই মেনুতে করতে পারেন এমন বিভিন্ন কাস্টমাইজেশনের একটি ওভারভিউ এখানে দেওয়া হয়েছে:

  • মুদ্রণ শিরোনাম:আপনি শীটটির নির্দিষ্ট সারি এবং কলামগুলি স্থির করে রাখতে পারেন যাতে সেগুলি প্রতিটি পৃষ্ঠায় প্রদর্শিত হয় যেমন শিরোনাম এবং লেবেল।
  • গ্রিডলাইনস: এটি আপনাকে গ্রিডলাইনগুলি প্রদর্শন করবে কিনা তা নির্ধারণ করতে দেয়, এমন কোনও সেল যখন তাদের কোনও সীমানা আঁকা থাকে না তখন দেখা দেয় এমন কক্ষগুলির মধ্যে লাইন।
  • শিরোনাম:এটি আপনাকে ডিসপ্লে শিরোনামগুলি করতে দেয়, যা এক্সেল অক্ষর এবং এক্সেল স্প্রেডশিটগুলির স্থিত বর্ণমালা (A, B, C) এবং সংখ্যাযুক্ত (1, 2, 3) লেবেল।
  • মন্তব্য, নোট এবং ত্রুটি: এটি চূড়ান্ত নথিতে এম্বেড করা মন্তব্য, নোট এবং ত্রুটি সতর্কতা প্রদর্শন করে।
  • মুদ্রণ অর্ডার:এটি আপনাকে প্রথমে নীচে চলে যাওয়া বা ডান দিকে যাওয়ার আগে কোনও দস্তাবেজ তৈরি করতে হবে তা সেট করতে দেয়।

এই মেনুতে, আপনি মুদ্রণ প্রাকদর্শন স্ক্রিনে যেতে পারেন, যেখানে আপনি আপনার চূড়ান্ত নথির এক ঝলক পেতে পারেন। আপনি শর্টকাট সিটিআরএল + পি দিয়ে স্ক্রিনেও যেতে পারেন।

সম্পর্কিত:এক্সেলে মন্তব্য সহ একটি কার্যপত্রক কীভাবে প্রিন্ট করা যায়

পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ বা মুদ্রণ

আপনার দস্তাবেজটি সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে এবং সমস্ত প্রস্তুতের জন্য, আপনি পিডিএফ তৈরি করতে পারেন এমন দুটি উপায় রয়েছে।

এক্সলে পিডিএফ হিসাবে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে, সেভ হিসাবে ডায়ালগটি খুলুন এবং "সংরক্ষণ হিসাবে টাইপ করুন" ড্রপডাউন মেনু থেকে পিডিএফ নির্বাচন করুন। বিকল্পভাবে, আপনি এক্সপোর্ট> এক্সপিএস / পিডিএফ রফতানিতে যেতে পারেন। এখান থেকে আপনার কাছে কয়েকটি বিকল্প রয়েছে। আপনি স্ট্যান্ডার্ড বা ন্যূনতম জন্য ফাইলটি অনুকূল করতে হবে কিনা তা সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, যা নথির চূড়ান্ত গুণমান এবং ফাইলসাইজ নির্ধারণ করবে। তারপরে আপনি অঞ্চলটি প্রকাশের জন্য "বিকল্পগুলি" ক্লিক করতে পারেন:

  • নির্বাচন:আপনার নির্বাচিত বর্তমান কক্ষগুলি
  • অ্যাক্টিভ শিট:আপনি যে বর্তমান পত্রকটি রয়েছেন
  • পুরো ওয়ার্কবুক:আপনি যে ফাইলটিতে কাজ করছেন তার সমস্ত ওয়ার্কবুক
  • সারণী:মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মাধ্যমে তৈরি একটি সংজ্ঞায়িত টেবিল

আপনি যে মুদ্রণটি পুরোপুরি সেট করেছেন সেটিকে উপেক্ষা করতেও আপনি বেছে নিতে পারেন।

আপনি পিডিএফ হিসাবে ফাইল মুদ্রণ করতে পারে। মাইক্রোসফ্টের একটি অন্তর্নির্মিত পিডিএফ প্রিন্টার রয়েছে মাইক্রোসফ্ট প্রিন্ট টু পিডিএফ যা আপনি প্রিন্টার ড্রপডাউন মেনুতে নির্বাচন করতে পারেন। আপনার যদি অন্য একটি পিডিএফ ড্রাইভ থাকে যেমন অ্যাডোব পিডিএফ, ফক্সিট বা পিডিএফ এক্সচেঞ্জ, আপনি সেইগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি "মুদ্রণ" ক্লিক করার আগে, সমস্ত কিছু ঠিক আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনার মুদ্রণ পূর্বরূপ দেখুন।

সম্পর্কিত:উইন্ডোজে পিডিএফ-এ কীভাবে প্রিন্ট করা যায়: 4 টিপস এবং ট্রিকস